La loi 25 est une législation cruciale introduite en 2022, initialement présentée en 2020 sous le projet de loi 64. C’est une loi modernisant les dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels. Si vous opérez dans le secteur privé, il est essentiel de connaître les changements apportés par cette loi et de comprendre comment ils influencent vos obligations concernant les données personnelles.
À NOTER : Le contenu de cette section est tiré de l’aide-mémoire fournie par la Commission d’accès à l’information du Québec.
La liste d’obligations présentée ci-dessous est destinée à vous fournir des informations générales et ne doit pas être considérée comme un guide adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise. Pour des informations plus détaillées à ce sujet, nous vous encourageons à vous référer au document original, et en cas de besoin, nous vous conseillons de faire appel à un juriste spécialisé ou un expert en sécurité pour vous accompagner dans le processus de mise en conformité avec la nouvelle loi.
Qu’est ce que la loi 25, et que va-t-elle changer?
La loi 25 a été instaurée pour moderniser la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Elle représente une réponse aux défis croissants liés à la sécurité numérique et à la confidentialité.
Pour les entreprises, cela implique une refonte de leurs pratiques actuelles : elles doivent désormais adopter de nouvelles procédures, assurer une plus grande transparence et garantir la sécurité des données personnelles qu’elles détiennent. En somme, elle instaure un cadre plus strict et détaillé pour la gestion des informations privées.
Calendrier d’entrée en vigueur de la loi 25
La mise en place de la loi 25 ne s’effectuera pas d’un coup, mais plutôt de manière progressive. Cela permet aux entreprises de s’ajuster pas à pas et d’assurer une transition en douceur. Voici un aperçu du calendrier :
Mesures entrant en vigueur le 22 septembre 2022
- Désignation d’une personne responsable de la protection des renseignements personnels.
- Mise en place de mesures en cas d’incident de confidentialité.
- Respect du nouvel encadrement pour la communication de données sans consentement.
- Obligation d’une évaluation avant la communication de données pour des fins de recherche.
- Notification à la Commission d’accès à l’Information en cas d’utilisation de biométrie.
Obligations supplémentaires à partir du 22 septembre 2023
- Établissement et publication des politiques et pratiques pour la gouvernance des données personnelles.
- Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour les transferts de données hors du Québec.
- Nouvelles règles concernant le consentement, la destruction, l’anonymisation et la communication des données.
- Obligations renforcées pour assurer la confidentialité des produits ou services technologiques.
- Règles spécifiques concernant les données des mineurs et le droit à l’oubli.
Échéance du 22 septembre 2024
- Réponse aux demandes de portabilité des renseignements personnels.
Pistes d’actions et bonnes pratiques pour être en conformité
Adopter de bonnes pratiques et montrer sa volonté de se conformer pleinement à la nouvelle législation est un moyen pour les entreprises d’affirmer leur engagement envers la protection des données. Il ne s’agit pas seulement d’une obligation légale, mais également d’une question d’éthique et de réputation.
Mesures à adopter dès maintenant, si ce n’est pas déjà fait
Désignation d’une personne responsable
Il est crucial que chaque entreprise ait un point de contact dédié aux questions de confidentialité et que cette information soit communiquer clairement sur le site de l’entreprise. Cette personne supervisera toutes les initiatives de protection des données et sera le point de liaison entre l’entreprise et les régulateurs. Par exemple, dans une grande entreprise, ce pourrait être un « Délégué à la protection des données ». Il est essentiel que cette mention soit affichée de manière claire et visible sur le site web pour garantir une transparence optimale auprès des utilisateurs.
Détection des incidents de confidentialité
Les entreprises devraient instaurer des systèmes de détection précoce pour identifier tout incident présentant un risque de violation de données. Ceci peut inclure des logiciels de surveillance, des audits réguliers et des formations pour le personnel. Par exemple, une maintenance régulière du site web par nos services pourrait contribuer à éviter des téléchargements anormaux de grandes quantités de données, ce qui pourrait alerter l’entreprise.
Évaluation de la sensibilité des données
Il est essentiel de comprendre les différents niveaux de sensibilité des données. Les entreprises pourraient classifier leurs données en catégories telles que « public », « interne » et « confidentiel », en fournissant des mesures de protection adaptées pour chaque catégorie.
Connaissance des obligations
La biométrie, telle que la reconnaissance faciale ou les empreintes digitales, pose des défis éthiques particuliers. Les entreprises et les organismes publics utilisant ces technologies doivent être conscientes des régulations spécifiques les concernant, comme l’obligation de recueillir un consentement explicite.
Mesures à adopter d’ici septembre 2023
Inventaire des données personnelles
Les entreprises devraient effectuer un audit périodique pour savoir exactement quelles données elles détiennent, où elles sont conservées, et qui y a accès. Cet inventaire faciliterait la réponse à une demande d’accès aux données d’un client.
Clarification des rôles du personnel
Chaque membre du personnel doit connaître son rôle dans la protection des données. Les sessions de formation peuvent aider à définir qui est responsable de quoi, de la collecte à la suppression des données.
Évaluation des risques liés aux projets
Avant de lancer un nouveau projet ou produit, il est crucial d’évaluer son impact sur la vie privée. Par exemple, le développement d’une nouvelle application mobile pourrait nécessiter une évaluation pour s’assurer qu’elle ne collecte pas de données inutiles.
Mise en œuvre de mesures pour garantir la transparence
Les entreprises doivent non seulement protéger les données, mais aussi informer les individus sur leurs droits, comme le droit d’accès ou de suppression. Par exemple, une politique de confidentialité claire et facilement accessible, mentionnant la personne de contact responsable, ainsi que les procédures pour exercer ces droits de suppression ou de modification, est essentielle à cet égard.
Planification pour septembre 2024
Mise à jour des systèmes informatiques
La portabilité des données est un droit clé pour les individus. Les entreprises doivent s’assurer que leurs systèmes permettent d’extraire facilement des données dans un format standardisé, par exemple, pour qu’un client puisse transférer ses données vers un autre service.
La protection des renseignements personnels est au cœur des préoccupations actuelles. La mise en place de la loi 25 témoigne de la volonté de moderniser et renforcer les dispositifs existants, et les entreprises doivent être proactives pour se conformer aux nouvelles obligations.
La Petite Boite Web peut vous aider!
Naviguer dans le labyrinthe réglementaire de la protection des renseignements personnels n’est pas évident pour les petites entreprises qui sont souvent débordées par les nombreux changements législatifs et qui ne possèdent pas l’expertise nécessaire pour mettre en place tous ces enjeux.
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